Maak van je presentatie een boeiend verhaal: 3 storylines voor een geweldige presentatie

Al sinds mensenheugenis houden verhalenvertellers hun publiek geboeid door hun verhaal zorgvuldig op te bouwen.

Waar begin je mee, wat komt er dan, hoe sluit je af? We zetten graag een paar meeslepende storylines voor je op een rijtje.

Daarom is het tijd om drie boeiende verhaalstructuren te verkennen die je kunt gebruiken om gegevens met impact te presenteren, beide geïnspireerd door de kunst van het suspense.

Denk als een verhalenverteller

Sinds mensenheugenis houden verhalenvertellers hun publiek in de ban door hun verhalen zorgvuldig te structureren. Waar begin je, wat komt er daarna, hoe eindig je?

De basisstructuur van elk gegevensverhaal is natuurlijk: situatie – complicatie – oplossing. Laten we dat snel opsplitsen:

1. Er is een context of setting binnen de organisatie (situatie)
2. waarbij een vraag rijst (complicatie)
3. die uiteindelijk wordt beantwoord (resolutie).

En tussen stap 2 en 3 – de complicatie en het uiteindelijke antwoord – ligt je reis: de analyse. Dat deel is vaak ook de moeite van het vertellen waard. En zodra je het antwoord hebt gegeven, bevat je presentatie meestal een reeks conclusies of aanbevelingen.

De verhaallijnen hieronder geven een extra aantrekkelijke draai aan deze basisstructuur. Voel je vrij om ze in je voordeel te gebruiken!

1. De eindbaas herleeft

Een verhaallijn die spanning opbouwt en naar een conclusie leidt

Je kent vast de videogames rondom de Mario Brothers wel. Als ze hun aartsvijand Bowser denken te hebben verslagen, komt die altijd nog een keer terug voor een laatste gevecht. Deze eerste storyline gaat over het
opbouwen van spanning.

Bij deze aanpak neem je je publiek mee op reis om het antwoord op een belangrijke vraag te vinden. Je viert de ontdekking. Maar dan… klopt er iets niet. Het “definitieve antwoord” blijkt toch niet zo definitief te zijn. En dan komt de volgende plotwending. Tegen de tijd dat je bij de echte conclusie aankomt, is je publiek al helemaal bij je – verslaafd, nieuwsgierig en betrokken.

De structuur (zoals samengevat door Jeroen van i-spark):

1. De vraagstelling
2. Op reis door de data om het antwoord te zoeken
3. Het antwoord vinden – hoera!
4. Maar wacht, er is een probleem met het antwoord
5. Herhaal stap 1-4
6. Vind het definitieve antwoord
7. Conclusies

Met deze storyline maak je een spannend verhaal van je reis naar een antwoord, en neemt je publiek mee op die reis.

Een paar snelle tips

• Als je een minder data-geletterd publiek hebt, kies dan zorgvuldig de ‘nog niet helemaal’-antwoorden die je bespreekt. Ze moeten wel kunnen meevoelen dat het spannend is.
• Pas de iteratie niet meer dan 2 keer toe voor het definitieve antwoord (of de conclusie dat verder onderzoek nodig is).
• Gebruik je slides om het verhaal te versterken. Na een slide met het would-be antwoord volg je met een slide die de nieuwe vraag of afwijking laat zien die opdook.
• Deze storyline werkt het beste als je hem presenteert op een spannende manier. Verwoord het enthousiasme vanwege het gevonden antwoord. Verwoord je teleurstelling of verrassing als het
  niet het echte antwoord bleek te zijn. Vraag hardop “Wat is hier aan de hand”. En, het allerbelangrijkste: neem de tijd.

2. Creëer een Whodunnit

Begin met een mysterie om nieuwsgierigheid te wekken

Een andere manier om je publiek vast te houden? Open met een mysterie dat pas aan het eind wordt opgelost. Toen analiste Tienke van i-spark dit probeerde, werkte het briljant. Haar eerste dia toonde een enkel getal: 55.

Toen zei ze:

“55. Waarom laat ik je dit getal zien?
Je vroeg ons om de netto-inkomsten te belichten en de churn te verminderen.
55 is niet je netto-inkomsten. Het is ook geen magisch percentage om churn te verminderen.
Nee, 55 is een getal dat tevoorschijn kwam in de laatste fase van onze analyse.
Het achtervolgde ons al weken. Maar door het mysterie achter 55 op te lossen, ontdekten we een gegevensprobleem dat anders misschien helemaal onopgemerkt was gebleven.”

Van daaruit nam ze haar publiek mee terug naar het begin en doorliep de hele analyse voordat ze terugkeerde om het mysterie uit te leggen.

Deze techniek creëert een zogenaamde nieuwsgierigheidskloof. Je geeft je publiek net genoeg om zich af te vragen wat er aan de hand is, maar niet genoeg om te stoppen met luisteren.

Om het te laten werken:

1. Houd het mysterie eenvoudig en visueel: een getal, een trend, een afwijking.
2. Bouw je dia’s op om de spanning te ondersteunen, gebruik minimale tekst en visuele aanwijzingen zoals vraagtekens of zwart gemaakte antwoorden.
3. Overhaast de intro niet. Suspense werkt alleen als je de nieuwsgierigheid de ruimte geeft.
   
   

Een paar snelle tips:

• Het best te gebruiken voor eindpresentaties, niet voor checkpoints halverwege.
• Houd het duidelijk en gefocust. Als je mysterie te complex is, kan je publiek verdwalen.
• Neem zoals altijd de tijd. Een goede puzzel heeft zijn tijd nodig.

3. Stel het je voor

Een metafoor of stijlfiguur zorgt ervoor dat je boodschap blijft hangen

Ze zeggen dat een beeld meer zegt dan duizend woorden – en dat geldt zeker als je een complexe boodschap duidelijk wilt maken. Een beeld ondersteunt je verhaal niet alleen, het maakt het begrijpelijker en memorabeler. Gebruik daarom een metafoor of een visuele vergelijking.

Een metafoor of stijlfiguur geeft je boodschap kracht. Het verandert iets abstracts in iets dat mensen kunnen zien – letterlijk of in hun gedachten. In plaats van een idee alleen met woorden uit te leggen, vergelijk je het met iets dat je publiek al kent. Plotseling wordt je boodschap een stuk duidelijker – en begint ze te leven.

Idealiter sluit je metafoor aan bij het thema van je presentatie. Gebruik het om de belangrijkste boodschap die je wilt overbrengen te versterken. Of – als je gegevensverhaal gaat over het ontdekkingsproces – zoek iets dat die reis weerspiegelt.

Toen Kaj en Tamara onze workshop Data Storytelling bespraken, onderzochten ze het gebruik van metaforen en beeldtaal.

In onze workshops gebruiken we een dummy dataset over een fictieve online bloemenwinkel. Stel dat het belangrijkste inzicht in je presentatie is: de verkoop van rozen piekt rond Valentijnsdag. Dan is een titel als “Laat je liefde bloeien in februari” misschien precies goed. Kaj en Tamara vonden dat eigenlijk wel slim.

Op zoek naar een niet-idiomatisch voorbeeld?

Rondgaan voordat je gijp is misschien een goede metafoor bij het delen van een voorspelling – vooral met een publiek dat van zeilen houdt. Het idee? Het is beter om te anticiperen op onvermijdelijke veranderingen en ernaar te handelen, dan te lang te wachten en afgeremd te worden.

Een paar snelle tips

1. Zorg ervoor dat je publiek de vergelijking snapt, maar maak het niet te ingewikkeld.
2. Speel met visuals als het past, maar overdrijf het niet als het onderwerp serieus is. Dat gezegd hebbende, zelfs serieuze onderwerpen kunnen baat hebben bij een goed geplaatste metafoor.
3. Als je een afbeelding toevoegt bij je metafoor, zorg er dan voor dat het een goede is. Maak je boodschap niet kapot met een rare kleine GIF.

Dus… welke moet je gebruiken?

Als je analyse gepaard ging met veel vallen en opstaan, helpt The Final Boss Revives je publiek om de reis – en je doorzettingsvermogen – te waarderen. Als je inzichten kwamen met een verrassende wending aan het einde, dan bouwt de Whodunnit anticipatie op en zorgt ervoor dat die wending aankomt.

En als je inzicht conceptueel moeilijk te begrijpen is, gebruikt Paint a Picture metaforen en visuele taal om het intuïtief duidelijk en levendig te maken.

Welke structuur je ook kiest, onthoud: data storytelling gaat niet alleen over duidelijkheid, het gaat over verbinding. Je publiek moet iets voelen. Spanning, verrassing, opluchting, zelfs een glimlach. Zo zorg je ervoor dat je boodschap blijft hangen!